Реферат: Табличные процессоры. Текстовый редактор Microsoft Word и табличный процессор Excel Получение информации о параметрах форматирования

Текстовый редактор - это программа, используемая специально для ввода и редактирования текстовых данных.

Этими данными могут быть программа или какой-либо документ или же книга. Редактируемый текст выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения.

Текстовые редакторы могут обеспечивать выполнение разнообразных функций, а именно:

· редактирование строк текста;

· возможность использования различных шрифтов символов;

· копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;

· контекстный поиск и замена частей текста;

· задание произвольных межстрочных промежутков;

· автоматический перенос слов на новую строку;

· автоматическая нумерацию страниц;

· обработка и нумерация сносок;

· выравнивание краев абзаца;

· создание таблиц и построение диаграмм;

· проверка правописания слов и подбор синонимов;

· построение оглавлений и предметных указателей;

· распечатка подготовленного текста на принтере в нужном числе экземпляров и т.п.

Возможности текстовых редакторов различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Наиболее известный текстовый процессор - Microsoft Word .

Табличный процессор - это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Электронная таблица - это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст.

Значение в числовой клетке таблицы может быть либо записано, либо рассчитано по соответствующей формуле; в формуле могут присутствовать обращения к другим клеткам.

Каждый раз при изменении значения в клетке таблицы в результате записи в нее нового значения с клавиатуры пересчитываются также значения во всех тех клетках, в которых стоят величины, зависящие от данной клетки.

Графам и строкам можно присваивать наименования. Экран монитора трактуется как окно, через которое можно рассматривать таблицу целиком или по частям.

Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В каждом пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.

Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяют быстро делать выборки в базе данных по любому критерию.

Самые популярные табличные процессоры - Microsoft Excel (Эксель) и Lotus 1-2-3 .

В Microsoft Excel автоматизированы многие рутинные операции, специальные шаблоны помогают создавать отчёты, импортировать данные и многое другое.

Lotus 1-2-3 - профессиональный процессор электронных таблиц. Широкие графические возможности и удобный интерфейс пакета позволяют быстро ориентироваться в нём. С его помощью можно создать любой финансовый документ, отчёт для бухгалтерии, составить бюджет, а затем разместить все эти документы в базах данных.

1.5 Обзор наиболее популярных табличных процессоров

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

1.5.1 Quattro Pro

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами.

Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:

Удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

Многооконный режим работы;

Доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

Хорошее качество печати входных документов;

Легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею. Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию.

1.5.2 SuperCalc

SuperCalc – это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач:

Прогнозирование продаж, роста доходов;

Анализ процентных ставок и налогов;

Учет денежных чеков;

Подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

Бюджетные и статистические расчеты;

Объединение таблиц;

Сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.

Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW.

По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов.

Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается.

Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры.

На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.

Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки:

1 – строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др.

2 – строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках

3 – строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре.

4 – строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.

При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:

Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.

Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре.

Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ – перед набором команды нажимается команда с символом “\”.

1.5.3 OpenOffice Calc

Электронные таблицы OpenOffice Calc обладают на данный момент наибольшими возможностями среди всех свободно распространяемых программ подобного класса. Эта программа является частью проекта OpenOffice, целью которого является предоставить пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office, и практически неотличима от MS Excel по функциональности. Подробная встроенная документация и удобная система справки позволяют пользователю быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом.

Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. После старта программы в меню Файл следует выбрать пункт Открыть, если вы собираетесь редактировать уже существующий файл, или в пункте Создать выбрать опцию Документ электронной таблицы. Рабочая книга по умолчанию содержит 3 листа, но если количество листов в книге или их название вас не устраивает, то вы можете легко добавить, удалить или переименовать их. Двойной щелчок в области заголовков листов книги приводит к появлению меню, позволяющему выполнить указанные операции.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

OpenOffice Calc может размешать в ячейках своих таблиц числа (используя запятую для отделения дробной части), формулы и текст. К каждой ячейке может быть добавлен комментарий (меню Вставка, пункт Примечания), который автоматически отображается при подведении курсора к ячейке (если в меню Справка включена опция Подсказка). О наличии комментария свидетельствует небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно отметить пункт Показать примечания для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.

Форматирование данных и ячеек

При создании практически любого документа в той или иной форме используется форматирование. Электронные таблицы не являются исключениями и любая программа для их создания поддерживает возможности форматирования. Особенностью этой программы является как возможность использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек их следует выделить, затем с помощью пункта Ячейка... из меню Формат или пункта Формат ячеек контекстного меню открыть окно Атрибуты ячейки, которое содержит вкладки, позволяющие задать параметры форматирования. На вкладке Числа можно выбрать формат числа. С помощью вкладки Шрифт можно установить тип, размер и цвет шрифта.

Рассмотрим несколько поподробнее вкладку Выравнивание. Она предназначена для управления выравниванием содержимого ячейки. Кроме того, здесь устанавливается расстояние от линий сетки и направление письма. Переключатели По горизонтали и По вертикали позволяют задать выравнивание содержимого ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.

Если переключатель По горизонтали установлен в режим Стандарт, то используются стандартные правила выравнивания: числа выравниваются по правому краю, а текст – по левому.

Круглая кнопка позволяет при помощи мыши плавно изменять угол наклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает отображение содержимого ячейки по вертикали, как бы в столбик.

Если указана опция Разрыв строки, то будет разрешен автоматический разрыв строки на краю ячейки. Отметим, что нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.

При работе с ячейками электронной таблицы, также как и с текстовыми документами, можно использовать как жесткое, так и мягкое форматирование: либо непосредственно в ячейке задать определенный размер шрифта, либо создать стиль с необходимым размером шрифта и применить его к ячейке. Для документов, с которыми приходится работать часто, и которые при этом должны выглядеть одинаково, рекомендуется применять мягкое форматирование, т. е. воспользоваться стилем, а при работе с документами, которые необходимо только быстро напечатать, допустимо применение жесткого форматирования. Стили ячеек обеспечивают особое удобство и позволяют получать некоторые интересные эффекты.

OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматически – в зависимости от определенных условий. Если вы хотите особым образом выделить некоторые данные в таблице, например, все значения выше среднего выделить зеленым цветом, а значения ниже среднего – красным, то желаемого результата довольно просто достичь при помощи условного форматирования. Есть две возможности связать автоматическое присвоение формата ячейки с некоторыми условиями.

Первая из них – присвоение формата формулой. Функция СТИЛЬ может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией ТЕКУЩ вы можете задать, например, цвет ячейки в зависимости от значения. Использование формулы =...+СТИЛЬ(ЕСЛИ(ТЕКУЩ() >3; «красный»; «зеленый»)) вызывает окрашивание ячейки в красный цвет, если значение больше 3, и назначает стиль с именем «зеленый» в ином случае (разумеется, если указанные стили определены).

Другая возможность – использование условного формата. При помощи пункта Условное форматирование из меню Формат в диалоге допускается задание до трех условий, которые должны быть выполнены, чтобы ячейка или группа выделенных ячеек получила определенный формат. При изменении данных стили форматирования будут изменяться автоматически.

При задании формул наряду с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных функций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощи Автопилота функций. OpenOffice Calc поддерживает, в частности, многие статистические методы: от регрессионных расчетов до доверительных интервалов. Особенно интересна возможность изменять отдельные параметры в вычислениях, зависящих от многих факторов, и прослеживать, как это влияет на результат. Это так называемые расчеты «что было бы, если». Например, при расчете кредита путем простого изменения периода, процентной ставки или сумм выплаты можно сразу же увидеть, как изменяются остальные факторы.

Как и все другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать относительные и абсолютные ссылки. Перед каждым значением, которое должно использоваться как абсолютное, ставится знак доллара $. Для превращения текущей ссылки, в которой находится курсор в строке ввода, из относительной в абсолютную и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.

Практически все функции (за исключением математических и некоторых статистических) в программе OpenOffice Calc локализованы, т. е. используют русскоязычные имена. К таковым относятся и все функции из раздела Дата&Время (однако функция ПАСХАЛЬНОЕВОСКРЕСЕНЬЕ() определяет дату католической, а не православной Пасхи).

Для ввода функций в ячейку можно воспользоваться мастером функций. Выберите ячейку, в которую надо ввести функцию, и нажмите кнопку , которая находится на панели инструментов, или выберите команду Функция... из меню Вставка. Перед вами появится окно Автопилот функций, в котором надо выделить функцию и нажать кнопку Далее>> или OK, после чего появится окно ввода аргументов выбранной функции. Функцию можно вводить не только с помощью мастера функций, но и вручную, если вы помните, как она называется и сколько у нее параметров.

Для задания суммы чисел, находящихся в столбце или строке следует использовать кнопку . В ячейке появится формула вида =СУММ(...). Программа пытается догадаться, каков интервал суммирования. Если вас не устраивает предложенный диапазон, то выделите левой кнопкой мыши требуемую область ячеек так, чтобы вокруг нее появилась красная рамка. То же самое можно сделать и вручную, указав диапазон ячеек в строке формул. Отметим, что пустые ячейки при суммировании трактуются как содержащие нулевые значения.

Познакомимся поподробнее с функцией ДАТА, обеспечивающей ввод дат в электронную таблицу. OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате даты, выравнивая их (аналогично числам) по правому краю. Конечно, можно отформатировать ячейку, содержащую дату, и в числовом формате. Синтаксис функции – ДАТА(Год; Месяц; День). Год – целое число от 1600 до 3000, при вводе от 0 до 29 добавляется 2000, а при вводе числа от 30 до 99 – 1900. Месяц – число от 1 до 12, задающее номер месяца. День – число от 1 до 31, которое устанавливает день месяца. Когда значения месяца и дня больше допустимых, они пересчитываются на следующую позицию (год, месяц) с переполнением. Формула =ДАТА(00;12;31) дает 31.12.2000, а при вводе =ДАТА(00;13;31) получится дата 31.01.2001.

В программе OpenOffice Calc можно просто ввести даты в формате «месяц.число.год» (без указания кавычек, иначе ввод будет интерпретирован как текст), например, «5.17.2» для 17 мая 2002 года. В этом случае любой ввод со значениями, выходящими за границы допустимых, трактуется не как дата, а как текст. Функция ТДАТА() возвращает дату и время в соответствии с системным временем компьютера, которые обновляются при каждом пересчете документа.

Для того чтобы задать имя области (ячейки), необходимо эту область сначала выделить и с помощью пункта Имена – Задать меню Вставка (или при помощи комбинации клавиш Ctrl+F3) вызвать диалоговое окно Присвоить имя. Имя должно начинаться с буквы, отличаться от стандартных имен ячеек и не может содержать пробелов. После ввода имени следует нажать кнопку Добавить. В этом же диалоге можно задать имена других областей, введя сначала имя, а затем выделив ячейки листа, которые должны получить это имя. В нем можно присвоить имена даже часто используемым формулам или элементам формул.

Мощным инструментом при работе с электронными таблицами является подбор параметра. С помощью этого инструмента можно узнать значение, которое при подстановке в формулу дает желаемый результат. Для того чтобы воспользоваться подбором параметра нужно иметь формулу с несколькими постоянными значениями и одним переменным.

Диаграммы

Все рассмотренные нами программы подготовки электронных таблиц в той или иной степени могут отображать результаты расчетов в виде диаграмм. Однако ни одна из них не может на данный момент сравниться с программой OpenOffice Calc, предлагающей богатый выбор различных типов диаграмм, из которых можно выбрать наиболее подходящие для демонстрации структуры ваших данных.

Для представления данных в виде диаграммы их следует предварительно выделить (вместе с заголовками, если таковые имеются), после чего из меню Вставка выбрать пункт Диаграмма. В открывшимся окне Автоформат диаграммы нужно выполнить ряд действий, позволяющий выбрать тип диаграммы, указать расположение рядов данных, задать заголовок диаграммы, наименование осей и т. д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий из нескольких таблиц, то можно установить, в какую таблицу должна быть вставлена диаграмма. После заполнения нужных полей нажмите на клавишу Готово и диаграмма будет размещена на листе.

Заметим, что при составлении диаграмм допускается многократное выделение, т. е. выделенные данные не обязаны располагаться в таблице в виде непрерывной области. Многократное выделение осуществляется при нажатой клавише Ctrl. Если вы используете многократное выделение, то убедитесь, что этот набор разрозненных ячеек целесообразно использовать для составления диаграммы.

OpenOffice Calc позволяет изменять отдельные элементы диаграммы. Выделение диаграммы или ее части осуществляется щелчком мыши, при этом появляются восемь зеленых квадратиков, расположенных по периметру.

Курсор, попадая в выделенную таким образом область, приобретает вид крестика. Нажатие на левую кнопку мыши позволяет перемещать выделенный объект. Для удаления выделенного объекта выберите из контекстного меню пункт Вырезать.

Щелчок правой кнопкой мыши приводит к появлению меню форматирования диаграммы, пункты которого позволят откорректировать вид практически любой части диаграммы: установить границы диапазонов на осях диаграммы и масштаб, изменить прозрачность области диаграммы, задать какой–либо фон, управлять отображением сетки и многое другое.

Если вы поместили диаграмму на задний план электронной таблицы, то выделить ее просто щелчком мыши уже не удастся.

Откройте панель Функции рисования и выберите инструмент Выделение. Теперь щелчком выделите диаграмму.

При создании линейчатых диаграмм (графиков) допускается использование различных символов, которые могут быть выбраны из файлов с рисунками или из так называемой Галереи. В ней содержится большое количество рисунков для оформления границ ячеек, фоновых изображений, маркеров и «трехмерных» объектов.

Тип диаграммы можно изменить в любой момент. В диалоге, который появится благодаря выделению диаграммы и вызову команды Формат – Тип диаграммы, представлены различные типы диаграмм.

Просмотрите в этом диалоге все типы диаграмм: двумерные (2–М) и трехмерные (3–М). В 3–М–диаграммах можно настроить направление освещения, окружающий свет и цветовой фильтр. Такие диаграммы можно вращать и наклонять при помощи мыши.

Ниже приведены четыре диаграммы, соответствующие одному и тому же набору данных, полученному в результате последнего корректного многократного выделением из рассмотренного выше примера.

Одна из них – цилиндрическая с глубиной, являющаяся разновидностью 3–М гистограммы. Для лучшего обзора она была немного повернута. Другая является обычной круговой 3–М диаграммой. Оставшиеся две относятся к виду 2–М диаграмм: линия с символами, полученными из Галереи, и гистограмма, использующая различные заливки и фон.

2. Microsoft Excel 2007

Прикладная программа Microsoft Excel 2007, которая является одним из компонентов Microsoft Office 2007, предназначена для работы с электронными таблицами данных. Excel часто называют табличным процессором.

Microsoft Office Excel – основной, в настоящее время, редактор, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные. Версия Microsoft Office Excel 2007, помимо новых возможностей, отличается еще и новым интерфейсом, а, следовательно, и новыми методами и приемами работы.

2.1 Новый интерфейс

Итак, Excel является приложением, которое имеет различные инструменты (меню и панели инструментов) для создания и обработки электронных таблиц. При запуске Excel на экране отображается окно приложения, в котором открывается новая чистая рабочая книга: Книга1, можно создавать книги и на основе шаблонов, встроенных в редактор.

Рабочая книга Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы или удалить их из книги.

В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office для выполнения своей работы пользователи использовали систему меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Эта система работала хорошо, когда в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, система меню и панелей инструментов работает не так хорошо. Слишком много программных возможностей многим пользователям трудно найти.

При планировании выпуска системы 2007 Microsoft Office разработчиками была поставлена задача сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает им возможность более быстро получить лучшие результаты.

Целью переработки дизайна пользовательского интерфейса Office Fluent было упрощение для пользователей процедур поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области и, следовательно, отвлечение внимания пользователей для того, чтобы они могли больше времени и энергии тратить на свою работу

Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Если развернуть окно рабочей книги, то окно приложения с книгой будет иметь следующий вид (рис.2.1).

Рис. 2.1 Развернутое окно рабочей книги

Окно приложения Microsoft Excel 2007 состоит из основных областей:

1. Кнопки Office(см. Приложение А)

2. Панели быстрого запуска

3. Ленты (см. Приложение Б)

4. Строки формул

5. Рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами)

6. Строки состояния

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2007 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов. (рис. 2.2).

Рис.2.2 Лента

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть- см. 2.3).

Рис.2.3 Панель быстрого доступа

Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна.

2.2 Вкладки

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик (см.рис.2.4).

Рис.2.4 Установка Вкладки «разработчик»

На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML(см. рис.2.5).

Рис.2.5 Вид вкладки «Разработчик»

Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим или при выделении объекта или установке на него курсора.

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат.

Для вставки диаграммы как показано на рисунке 2.6, сначала выделяется область данных, затем во Вкладке ВСТАВКА выбирается тип диаграммы, после этого активизируется Вкладка РАБОТА С ДИАГРАММАМИ.

Рис.2.6 Вкладка РАБОТА С ДИАГРАММАМИ.

Элементы управления на лентах вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.

2.3 Новые дополнительные возможности Excel 2007, 2010

При больших объёмах обработки информации свою работу с данными в Microsoft Office Excel 2007, 2010 можно улучшить:

используя дополнительное расширение - новые утилиты в виде панели Excel 2007 можно существенно повысить свою производительность за счёт увеличения скорости и автоматизации:

Поиска данных, поиска повторов данных, самых встречающихся элементов, поиска отрицательных, максимальных значений, констант, счёта выделенных ячеек, строк, столбцов, импорта данных из других баз (в т.ч. из баз данных Access, *.dbf), экспорта данных в текстовые файлы, в т.ч. примечаний, извлечения чисел из текста, разбор текста из выбранных ячеек по колонкам;

Проверки и поиска ошибок по цепочке связанных формулами ячеек с указанием ячейки - первоисточника ошибки и всех ячеек получателей ошибки (поиск ошибки, а не просто просмотр связанных ячеек);

Преобразования формул в значения, чисел в текст, перевода ячеек в целом и слов в ячейках по отдельности, в т.ч. имён, реверс текстовых данных, контроль ячеек с текстом на предмет кодировки символов (рус.англ.), транслитерация;

Поиска ячеек с формулами, ячеек с формулами содержащими ссылки на другие источники: листы, а также на другие файлы, ячеек с пропущенными формулами независимо от цвета шрифта и цвета заливки фона;

Повышения скорости оформления табличных данных и заголовков таблиц;

Удаления двойных пробелов, удаления лишних строк, ячеек (раздельно) не содержащих данные, переноса строк, колонок одним движением, оценкой объёмов печати, управления печатью чётных, нечётных страниц, управления колонтитулами для печати, изменения регистра символов в выбранных ячейках, переноса слов в ячейках;

Автоматического составления на отдельном листе содержания файла по названиям листов с переходом по ссылкам на эти листы, сортировки листов книги;

Забыв пароль - работа с паролями листов, книг, файлов Excel (числовыми);

Непосредственная работа из Excel с Internet;

Применения новинки - синхронизации выделенного диапазона ячеек во всех листах книги;

Применения работы с цветом, звуком, скрытыми именами диапазонов ячеек;

Переписи на рабочий лист наименований файлов выбранных папок на дисках и т.д. и т.п.

Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели инструментов.

Все новые дополнительные пункты меню расположены в линейке меню в последовательности выполняемых действий. Называется новый дополнительный пункт главного меню "Надстройки"(см.рис.2.7).

При этом появляется дополнительный пункт (один) в главном меню и серия новых дополнительных пунктов в подменю (более 80 шт) открывающих дополнительные возможности.

Рис.2.7 Надстройки

Малоиспользуемые новые дополнительные пункты меню Excel 2007 можно убрать (с возможностью последующего восстановления) вручную (или все сразу одной кнопкой), выбрав тем самым наиболее подходящий вариант для удобной повседневной работы.

Новые дополнительные возможности представлены также и новыми функциями Excel 2007 Microsoft office:

Файловые функции, дисковые функции

Функции адресов электронной почты и гиперссылок

Функции чисел: миллионы, тысячи, случайные числа в указанном диапазоне, извлечения чисел из текстовых ячеек или извлечения только текста

Функции адресов и перечня адресов ячеек, диапазонов по условию

Функции формул

Функции шрифтов, размера строки, колонки, цвета

Функции поиска крайних значений, уникальных значений, примечаний

Функции определения типа объекта

Функции реверса, транслитерации текста, проверки кодировки русских символов.

Модифицированная формула поиска в таблице данных (ищет значение во всей таблице, а не только в первой колонке, находит указанное, а не обязательно первое вхождение данных в таблице, возвращает значение ячейки по найденной строке по указанному номеру столбца для вывода данных) функции сортировки и конкатенации значений указанных ячеек

функции звукового и цветового контроля за правильностью заполнения ячеек данными по установленному условию. Всего более 70 новых дополнительные функций Excel.

Все новые дополнительные возможности офисной программы доступны без всякой инсталляции, справочная информация прямо в файле, при желании справка может быть удалена в целях сокращения размера файла.

3. Использование возможностей Excel 2007 3.1 Анализ данных

Мощная программа Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами, содержащими важную деловую информацию.

Ниже приведен пример анализа учета рабочего времени сотрудников офиса. В лист1 записаны коды и фамилии сотрудников, в лист2 расписаны рабочие время и занесены формулы подсчета количеств отработанных часов (Рис.3.1-3.2).

Рис.3.1 Лист1. Таблица подстановки

Рис.3.2 Лист 2. Анализ данных

В Office Excel 2007 стало проще выполнять анализ данных благодаря усовершенствованному созданию сводных таблиц, условному форматированию и полной поддержке служб аналитики SQL Server 2005 Analysis Services. Новые средства анализа данных и визуализации помогают выполнять анализ данных, выявлять тенденции, а также облегчают доступ к данным компании.

В состав Office Excel 2007 входит полностью переработанное средство создания диаграмм, которое помогает представлять результаты анализа в виде выразительных диаграмм. Построение диаграмм и работа с ними выполняется единообразно во всех приложениях, поскольку средство построения диаграмм Office Excel 2007 совместимо с программами Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

3.2 Выпадающий список на листе Excel

Рассмотрим задачу: Необходимо сделать так, чтобы в одной из ячеек листа был выпадающий список с наименованиями, при выборе из которого, товар отображался бы рядом в виде фотографии: позволяющий выбирать изображение (например, фотографию товара).

Действия для решения поставленной задачи:

Шаг 1. Создаем список и даем ему имя

1) Создаем на Листе 1 мы каталог с фотографиями товаров, состоящий из двух столбцов (Модель и Фото) и шапки (рис. 3.3):

Рис.3.3 Список товаров с фотографиями

2) Теперь надо дать имя нашему списку, чтобы ссылаться на него в будущем. Идем в меню Вставка - Имя - Присвоить (Insert - Name - Define)(рис.3.4), вводим имя (например Фотоальбом) и в качестве адреса указываем:

СМЕЩ (Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A:$A)-1;1)

Рис.3.4 Присвоение имени списку

Эта формула определяет последнюю занятую ячейку в столбце А и выдает на выходе диапазон с А2 до этой найденной ячейки. Такая относительно сложная конструкция нужна, чтобы впоследствии дописывать новые модели к нашему списку и не думать об исправлении диапазона. Если дописывать точно ничего не придется, то можете вместо ввода этой страшноватой формулы просто указать =A2:A5

Шаг 2. Выпадающий список для выбора модели

1) Перейдем на Лист 2 и создадим там ячейку с выпадающим списком для выбора пользователем модели телефона (пусть это будет A1). Выделяем ячейку и идем в меню Данные - Проверка (Data - Validation), далее в поле Допустимые значения выбираем Список, а в качестве Источника указываем наш Фотоальбом:

Рис.3.5 Сопоставление из списка

Шаг 3. Копируем фотографию

Перенесем первую фотографию из фотоальбома к выпадающему списку. Выделите ячейку с первой фотографией и, удерживая Shift, откройте меню Правка (рис.3.6). Там должен появиться невидимый ранее пункт Копировать рисунок:

Рис.3.6 Копировать рисунок

Копируем, переходим на Лист 2 к выпадающему списку и в любую пустую ячейку недалеко от него вставляем (меню Правка - Вставить).

СМЕЩ(Лист1!$B$2;ПОИСКПОЗ(выбор;Фотоальбом;0)-1;0;1;1)

Осталось выделить скопированную фотографию на Листе 2 и вписать в строку формул = Фото

и нажать Enter. Получим результат выбора из списка (рис.3.8)

Рис. 3.8 Результат выбора из списка

Заключение

Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств – табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче.

Электронные таблицы позволяет автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для инженерно – технических работников все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции табличного процессора, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

Этим же объясняется широкое применение их в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения, а в будущем – к знаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того, табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационных систем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронных таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.

Новый Microsoft Office 2007 будет содержит множество новых функций, включая принципиально новый пользовательский интерфейс и новые форматы файлов на базе XML. Таблицы Office Excel 2007 могут содержать до миллиона строк и до 16 тысяч столбцов. тысяч столбцов.

Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц.

В последнее время стало возможным в табличных процессорах создание гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы, находящиеся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet. Данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web – страницу или добавлять к существующей странице.

Таким образом, в данной выпускной работе были определены основные понятия табличного процессора, был сделан обзор популярным табличным процессором, исследованы и анализированы новые возможности MS Excel 2007. Приведены некоторые примеры, демонстрирующие новые возможносьти Excel 2007.

Глоссарий

		Определение
1.	Табли́чный проце́ссор	категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами.
2.	Абсолютная ссылка	ссылка на ячейку, не изменяющаяся при копировании формулы, например $A$1.
3.	Адрес ячейки (ссылка)	состоит из номра строки и названия столбца, на пересечении которых находится ячейка.
4.	Автофильтр	возможность наложить на столбец до двух условий отбора.
5.	Активная ячейка	та, в которой находится курсор, и только в нее можно вводить данные.
6.	Диаграмма	графическое представление данных.
7.	Диапазон	прямоугольная область ячеек.
8.	Книга	файл, объект обработки Microsoft Excel с произвольным именем и расширением xls. файл, используемый для обработки и хранения данных в Excel. В каждом файле размещается от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Каждый лист состоит из 65 536 строк и 256 столбцов.
9.	Маркер данных	столбик, закрашенная область, точка, сегмент или другой геометрический объект диаграммы, обозначающий точку данных или значение ячейки.
10.	Информационная технология	это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
11.	Информационный процесс	это процесс, в результате которого осуществляется прием, передача (обмен), преобразование и использование информации.
12.	Информация	сведения об окружающем мире, которые повышают уровень осведомленности человека.
13.	Буфер обмена	область памяти для временного хранения объектов при выполнении операций копирования или перемещения.
14.	Вкладка	элемент управления диалогового окна или окна приложения, представляющий отдельную страницу. Содержит другие элементы управления.
15.	Главное (стартовое) меню	один из основных системных элементов управления Рабочего стола операционных систем Windows, предназначенный для быстрого доступа к приложениям и служебным функциям операционной системы. Вызывается щелчком на кнопке Пуск.
16.	Ярлык	указатель на объект.
17.	Рабочий стол	графическая среда, на которой отображаются объекты и элементы управления Windows.
18.	Окно	это сложный графический объект, осуществляющий взаимодействие программы с пользователем и другими программами.
19.	Контекстное меню	меню, содержащее команды, применимые к выбранному объекту. Вызывается щелчком правой кнопкой мыши на любом объекте Windows.
20.	Стиль	характерный вид, разновидность чего-либо, выражающаяся в каких-нибудь особенных признаках, свойствах художественного оформления.

Список использованной литературы

1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. –М.: Русская редакция, 2004. –693 с.

2. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. –СПб.: БХВ–Петербург, 2002. –420 с.

3. Ефимова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. –М.: АБФ, ACT, 1999. –482 с.

4. Каратыгин С. и др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 /Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. –М.: ABF, 1995. –533 с.

5. Ковальски С. Excel 2000 без проблем. – М.: Бином, 2000. –210 с.

6. Информатика: учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П. Курносова Воронеж, ВГАУ, 1997. –238 с.

7. Информатика: Учебник. /Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 2002. –768 с.

8. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э. В. Фуфаев, Л. И. Фуфаева. -М.: Издательский центр «Академия», 2004. –352 с.

9. Кронан Д. Microsoft Office Excel 2003 / Пер. c англ. Вереиной О.Б. - М.: НТ Пресс; Мн.: Харвест, 2005 – 224 с.

10. Егоренков А. Изучаем MS Office XP. Word XP для начинающих. Издательство "Лист", 2004, 288 с.

11. Егоренков А.А. Изучаем Microsoft Office XP: Word XP для начинающих. - М.: Лист Нью, 2004 - 288 с.

12. Шпак Ю.А. Microsoft Office 2003. Русская версия / Под ред. Ковтанюка Ю.С. - К.: Юниор, 2005 - 768 с.

13. Алекс Экслер. Microsoft Office 2003: Word, Excel, Outlook. Изд-во: НТ Пресс, 2005. - 176 с.

14. Программное обеспечение персонального компьютера. http://www.tspu.tula.ru/ivt/umr/po/lection.htm/.

15. Прохоров А. Н. Учебный курс Работа в современном офисе. http://www.intuit.ru/department/office/od/.

16. Работа с MS Excel. http://avanta.vvsu.ru/met_supply/381/Index.htm/.

17. Практикум по экономической информатике: Учебное пособие. Часть 1. /Под ред. Шуремова Е.Л., Тимаковой Н.А., Мамонтовой Е.А. – М.: Изд-во «Перспектива», 2000. – 300 c.

18. Карлберг К. Бизнес-анализ с помощью Excel 2000./ Пер.с англ.:- М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480 с.

19. Попов А.А. Excel: практическое руководство. - М.: ДЕСС КОМ, 2001. – 301 с.

20. Microsoft Excel. Версия 2002. Шаг за шагом: Практ. пособие/ Пер. с англ. – М.: Издательство ЭКОМ, 2003. – 368 с.

21. Забиралов С.В., Киселев В.Г., Усков А.В. Word: шаг за шагом: Уч.-метод. пособие.- Н.Новгород: Изд. Нижегородского ун-та, 2005. – 85c.

22. Паненко И.Г. Офисные программы. Шаг за шагом. - М.: Эксмо, 2007. – 384 с.

23. Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И. Office 2007. Самоучитель. – Спб.: Питер, 2007. – 524 с.

24. Киселев В.Г. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА В EXCEL 2007: Практикум. - Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2009. – 80 с.

25. MS Office 2007. Самоучитель, Сергеев, издательство Вильямс

26. MS Office 2007.Мюррей К.

27. Microsoft Office Excel 2007 Долженков В.А., Стученков А.Б.

28. Microsoft Office Excel 2007: профессиональное программирование на VBA, Джон Уокенбах

29. Microsoft Office Excel 2007. Библия пользователя, Джон Уокенбах

30. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel, 2-е исправленное издание 2007

Приложения Приложение А

А Кнопка «Office»

Приложение Б

Панели Excel 2007

Приложение В

Шаблон «Табель»

Средствами MS EXCEL в кадровой работе можно решать задачу «Учет использования рабочего времени». В основе решения этой задачи лежит создание таблицы Табель.

С целью упрощения создания таблиц типа Табель и их унификации разработаем шаблон следующего вида (рис.1):

Рис.1 Шаблон

Для вычисления количеств рабочих дней можно использовать следующие формулы:

Ø S12 – СУММ (C12:Q12)+СЧЁТЕСЛИ(C12:R12;"к")

Ø S13 – СУММ (C13:R13)

Ø S14 - СУММ(C14:R14)+СЧЁТЕСЛИ(C14:R14;"к")

Ø S15 - СУММ(C15:R15)

Система таблиц позволяет проводить анализ использования рабочего времени за разные периоды времени.

Для решения этой задачи в шаблон табеля надо добавить еще одну таблицу (рис. 2).

Рис. 2 Форма анализа данных

Приложение Г

IШаблон таблицы «Возраст и стаж работы"

На конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами. В данной работе был проведен анализ и оценка эффективности и надежности автоматизированной информационной системы «Бюджет», используемой в финансовом органе Сегежского муниципального района для организации исполнения бюджета в соответствии с действующим бюджетным...

Либо записываются на винчестер в виде самостоятельного файла. В связи с тем, что на подавляющем числе современных компьютеров устанавливается операционная система Windows, имеющая собственные ресурсы (Записная Книжка) и специализированное программное обеспечение, встроенные редакторы, например Norton Commander, самостоятельно практически не используются. В составе функций, характерных для...

Также невысока и обычно составляет около 100 кбайт/с. НКМЛ могут использовать локальные интерфейсы SCSI. Лекция 3. Программное обеспечение ПЭВМ 3.1 Общая характеристика и состав программного обеспечения 3.1.1 Состав и назначение программного обеспечения Процесс взаимодействия человека с компьютером организуется устройством управления в соответствии с той программой, которую пользователь...

№	Дата рождения	(полных лет)	Дата начала работы	Стаж работы (с долями года)
1
2	…	….	….	…
3
4
5
6
7

Распространенные информационные технологии

Самыми распространенными информационными технологиями являются: редактирование текстовых данных, обработка табличных и графических данных.

Текстовые процессоры (Редакторы).

Известно большее количество редакторов. Назначение у них у всех одно, но предоставляемые возможности и средства их реализации - разные. Например, известный всем нортоновский редактор Norton Edit в принципе дает все необходимое для набора и редактирования текста. Но, перейдя от него к редакторам в среде Windows (Write и Word) вы почувствуете разницу. Технология их использования основана на WIMP - интерфейсе. По сравнению с Writ"ом процессор Word имеет значительно больше возможностей. Практически Word это настольная издательская система.

Текстовые процессоры обеспечивают целый пакет функций:

набор текста

хранение его на компьютерных носителях.

Просмотр

Редактирование

Этот набор характерен для всех текстовых процессоров. Наиболее современные, как Word, имеют еще массу других возможностей;

проверка орфографии,

выбор шрифта,

центровка заголовков,

разбиение на страницы, на колонки,

вставки в текст графиков, таблиц, рисунков,

использование шаблонов постраничных ссылок,

работа с блоками текста.

Для быстрого просмотра текста ему может быть присвоен статус черновика, возможно изменение масштаба на экране, использование закладок. С помощью средств форматирования можно обустроить документ по желанию пользователя. Нужные участки текста можно выделять как автотекст и присвоить им имя. Потребность ввода в текст графических материалов, рисунков породила необходимость разработки графических процессоров.

Графические процессоры .

Они представляют собой инструментальные средства создания и модификации графических образов. Графические процессоры по виду использования информационных технологий делят:

процессоры коммерческой графики,

процессоры иллюстративной графики,

процессоры научной графики.

Информационные технологии коммерческой графики, как правило, отображают информацию, хранящуюся в табличных процессорах, базах данных, в отдельных файлах в виде двух - трех мерных графиков типа круговой диаграммы, столбиковой гистограммы, линейных графиков.

Информационные технологии иллюстративной графики позволяют создавать геометрические фигуры (векторная графика) и рисунки (растровая графика). Растровая графика позволяет пользователю выбирать толщину и цвет линий, палитру заливки, стирать, разрезать, склеивать, отдельные части рисунков. Эти возможности реализованы в технологии Paint Brush. Известны технологии, позволяющие осуществлять просмотр изображений в режиме слайдов, оживлять изображения, - например Corell Draw, Story Board.

Информационные технологии, научной графики предназначены для задач картографии, оформления расчетов, содержащих химические, математические и другие виды формул.

Большинство графических процессоров соответствуют стандарту пользовательского интерфейса WIMP. Панель содержит меню действий и линейки инструментов и цветов.

Табличные процессоры .

Таблицы составляют наибольшую часть документооборота. Поэтому табличные информационные технологии особенно важны в информационных системах.

Табличный процессор - комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование и обработку электронных таблиц. Электронная таблица - это двухмерный массив строк и столбцов, хранящихся в памяти компьютера.

Наиболее широко известны табличные процессоры. QuatroPro, Super Calc, Lotus. Самый популярный табличный процессор Excel для Winows.

Основной единицей электронной таблицы является рабочий лист со своим именем, показывающий, где эта таблица находится. Место пересечения строки со столбцом называется ячейкой или полем.

Существуют два варианта адресации полей.

Абсолютная адресация. Адресом ячейки (ее идентификатором) служит буква, указывающая столбец, и цифра указывающая строку (номер строки). Цифра и буква видны на рабочем листе.

Относительная адресация. В верхней строке состояния указывается приращение со знаком то начала искомого поля.

Оформление таблиц: в нижней строке рабочего листа расшифровывается действия меню. В верхней части находится само меню действий (для Excel еще и панель инструментов, строка сумматора, в которой показаны все производимые действия). Как правило, имеется возможность форматирования полей, столбцов, строк, листа. (Ввод данных возможен в виде чисел, для Excel еще и в виде текста и формул). Данные вводятся в то поле, которое в данный момент выделено курсивом.

Большинство электронных таблиц способны создавать графики, диаграммы (т.е. в них интегрированы графические информационные технологии - графические процессоры). Имеются встроенные функции математические, статистические. Современные табличные процессоры позволяют создавать базы данных и дают возможность работать с ними.

Интегрированные пакеты.

Пользователь, как правило, имеет дело с различными видами информации: табличной текстовой и т.д. Если использовать для каждого вида данных свою информационную технологию (по первой классификации), то возникают затруднения при пересылки данных из одного приложения в другое. При этом будет страдать предметная технология от разнообразия технологий информационных. Появились интегрированные пакеты, совмещающие в себе различные информационные технологии.

Например, пакет FrameWork. Он совмещает в себе текстовый, табличный, графический процессоры и еще СУБД. Аналогичен пакет Simfony.

Для Windows создали пакет work-2. Затем в набор обеспечивающих технологий были добавлены средства трехмерной графики, менеджер (управляющий и организующий орган) информации, средства электронной почты. Примером такого набора может служить Novell Perfect Office 3D для Windows.

Популярен набор Quatro Pro 4.1 (Электронные таблицы + СУБД).

Примером отечественной разработки интегрированных пакетов может служить электронный офис СКАТ (Система комплексной автоматизации торговли). Он обеспечивает работу подсистем складирования, ведения счетов, принятое в России, ведение договоров, поставок, оформления прайс-листов и т.д. На примере действия СКАТа видно, что сочетание функциональных и обеспечивающих технологий существенно влияет на эффективность производственного процесса, что и является конечной целью информационных технологий.

Различные кодировки символов.

Текстовые документы состоят из символов - букв, цифр, знаков препинания, которые представляются в компьютере в числовой форме. Каждому символу соответствует числовой код. В настоящее время используется пять различных кодировок кириллицы. Каждая кодировка задается своей кодовой таблицей.

Выполнив команду Вставка - Символ , на вкладке Клавиша в левом нижнем углу можно увидеть десятичный числовой код выбранного символа.

Символ по числовому коду определяется следующим образом. Запускается стандартная программа Блокнот. На дополнительной цифровой клавиатуре при нажатой клавише вводится число, например 0224, затем клавиша отпускается. В документе появится символ "а" в кодировке Windows CP1251.

Если аналогично ввести числовые коды от 225 до 233, в документе появится последовательность из 12 символов рстуфхцчшщ в кодировке MS-DOS (CP866).

Подробнее о кодировках текста можно узнать из теоретического материала к Теме 6.

Представление информации.

Текстовый редактор: назначение и основные функции.

Текстовые редакторы - это программы для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов.

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие такие возможности по созданию документов, как поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др. иногда называются текстовыми процессорами (пример - MS Word).

Наиболее мощные программы для обработки теста называются настольными издательскими системами (пример - Adobe PageMaker).

В дальнейшем будет рассматриваться MS Word как наиболее популярный в настоящее время текстовый редактор.

Различные форматы текстовых файлов.

Формат файлов определяет способ хранения текста в файле. Простейший формат содержит только числовые коды символов, другие форматы содержат дополнительные управляющие числовые коды, которые обеспечивают форматирование текста.

Существуют универсальные форматы и оригинальные форматы, которые используются отдельными текстовыми редакторами. Для преобразования текста из одного формата в другой используются специальные программы - конвертеры .

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные форматы текстовых файлов .

Microsoft Word для Windows. Версия 2.x, Microsoft Word 6.0/95. оригинальные форматы предыдущих версий редактора. Можно сохранять документы в этом формате файла. Никаких конвертеров не требуется для открытия документов формата Word 2.x для Windows.

Microsoft Word для Macintosh . Версия 4.x и 5.x. Можно сохранять документы в этом формате файла. Никаких конвертеров не требуется для открытия документа этого формата в программе Word для Windows 95.

Только текст. Сохраняет текст без всякого форматирования. Все концы страниц, концы разделов и символы перевода строки преобразуются в символы абзаца. Используется набор символов ANSI. Этот формат следует выбирать только в том случае, если документ будет использоваться в приложении, не читающем никакого форматирования файла.

Текст DOS. Конвертирует файлы так же, как и формат "Только текст". Используется расширенный набор символов ASCII, являющийся стандартным для приложений MS-DOS. Этот формат следует применять при совместном использовании документов программой Word и приложениями, работающими не под Windows.

Текст с разбиением на строки, Текст DOS с разбиением на строки. Сохраняет текст без форматирования. Все разрывы страниц, разрывы разделов и символы перевода строки преобразуются в символы абзаца. Этот формат применяется, если надо сохранить разбивку документа на строки, например при переводе документов в электронную почтовую систему.

Текст с сохранением макета, Текст DOS с сохранением макета. Сохраняет разбивку на сроки. Вставляет пробелы для выделения отступов, таблиц, межстрочных интервалов, абзацных интервалов и позиций табуляции. Преобразует разрывы разделов и страниц в символы абзаца. Этот формат применяется для преобразования документа в текстовый файл с сохранением разметки страницы.

Текст в формате RTF. Сохраняет форматирование полностью. Преобразует инструкции форматирования таким образом, что их могут читать и интерпретировать другие приложения, включая все совместимые с Microsoft.

HTML документ. Формат хранения Web - страниц. Содержит управляющие коды (тэги) языка разметки гипертекста.

Чтобы преобразовать файл текстового документа в редакторе MS Word, можно, например, выполнить команду Файл - Сохранить как , в окне раскрывающегося списка Тип файла выбрать какой-либо вариант.

Свойства и возможные операции над документом.

Выполнив команду Файл-Свойства , открыв вкладку Статистика можно ознакомиться с составом документа и его структурой (количество страниц, абзацев, строк, символов и др.)

При загрузке документа Word открываются окно приложения и окно документа. Рабочий инструментарий Word состоит из видимых элементов экрана, таких как:

область текста,
строка горизонтального меню,
строка заголовка документа,
панели инструментов, строка состояния,
вызываемые элементы: команды, меню, диалоги и окна.

По умолчанию на экране отображаются две панели инструментов Стандартная и Форматирование, представляющие собой набор кнопок, дублирующих некоторые команды меню. Команда Вид - Панели инструментов позволяет вывести остальные панели инструментов.

Стандартная панель инструментов содержит кнопки, выполняющие некоторые наиболее общие операции с файлами и фрагментами текста, такие, как создание, открытие, сохранение и печать документа, предварительный просмотр, проверка орфографии, копирование, удаление, вставка фрагмента текста и т.д.. Здесь и далее не будем перечислять все имеющиеся кнопки, так как каждый пользователь Word может изучить их при работе с редактором.

Панель инструментов Форматирование содержит кнопки, отвечающие за преобразование текста. Рассмотрим подробнее команды форматирования и редактирования текста.

Редактирование - добавление, удаление, перемещение или исправление текста или графики.

В MS Word реализован объектный подход. Преобразования могут быть применены к различным объектам, составляющим документ: символу, абзацу, таблице, документу целиком или выделенному фрагменту.

Абзац - последовательность символов между двумя нажатиями клавиши (кроме самого первого абзаца). Абзац всегда начинается с новой строки. Для каждого абзаца устанавливаются левая и правая границы и отступ в первой строке.

В следующей таблице приведены наиболее используемые команды, позволяющие производить форматирование и редактирование структурных единиц текста.

Объект	Форматирование	Редактирование
	Выбор шрифта, размера, цвета, стилей начертания (полужирный, курсив, подчеркнутый). Применение эффектов: индексы, зачеркнутый, все прописные, малые прописные. Настойка кернинга межсимвольного интервала, позиции символа в строке.	Ввод текста. Выделение, копирование и перемещение. Вставка, удаление, отмена последнего измерения. Замена выделенного текста вводимым. Поиск и замена символов.
	Выравнивание текста по центру, по ширине, по левому и правому краю. Задание межстрочного интервала, интервала между абзацами. Установка отступов от правого и левого полей. Обрамление и заливка. Маркировка и нумерация абзацев. Определение положения абзаца на странице.	Ввод и выделение абзаца.
Документ	Параметры страницы: установка полей, нумерация и другие элементы. Вертикальное выравнивание текста на странице.параметры разрыва страницы. Установка переносов.
	Создание графики с помощью пиктограмм панели инструментов Рисование. Выбор рисованного объекта, цвета, типа линий и заливки.	Перемещение, выделение, изменение размеров импортированного рисунка. Разгруппирование рисунка, изменение заливки, цвета линий, удаление и изменение деталей.
	Применение автоформата для оформления таблицы. Выравнивание таблицы или ее строк на странице. Изменение интервалов между столбцами таблицы, изменение ширины столбца и высоты строки. Нумерация ячеек таблицы. Обрамление и заливка. Повторение заголовка таблицы на каждой странице.	Добавление и удаление строк и столбцов таблицы. Выделение ячейки, столбца, строки таблицы целиком.

Форматирование документа. Задание параметров страницы.

Параметры страницы задаются с помощью команды Файл-Параметры страницы . Появляется диалоговая панель с четырьмя вкладками: Поля , Размер бумаги , Источник бумаги , Макет . Таким образом задаются границы полей страницы . Необходимо также задать ориентацию бумаги - книжная или альбомная .

Новосибирский государственный аграрный университет

Экономический факультет

Кафедра автоматизированная обработка информации

Отчет

По учебной практике по информатике

Новосибирск 2006

1. Текстовый редактор MICROSOFT WORD

MICROSOFTWORD наиболее распространенный текстовый редактор.

Универсальный редактор текстов, который можно использовать для подготовки макетов печатных изданий.

Текстовые редакторы – Это программы для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов. Документ может содержать, кроме текста и другие объекты (таблицы, диаграммы, рисунки и т.д.).

При оценке работы с текстовым процессором учитывают:

· Количество необходимых нажатий клавиш для выполнения той или иной операции;

· Скорость отображения текста на экране при первоначальной загрузке, при разных способах перемещения по тексту, при удалении, вставке и копировании фрагментов текста;

· Удобство вызова поясняющих текстов – подсказок, их полнота, скорость вывода на экран;

· Количество одновременно обрабатываемых файлов;

· Возможность введения новых шрифтов и алфавитов;

· Общий объем оперативной памяти, занимаемый текстовым процессором и другие.

Дополнительными услугами текстовых процессоров является:

– проверка и коррекция орфографических ошибок путем сопоставления каждого слова текста со словарем;

– автоматическая индексация, т.е. выделение из текста слов по определенному критерию и занесения их в упорядоченные списки;

– автоматическое составление оглавления по заданному тексту;

– подготовка текста для фотонабора, обеспечивающего высококачественное воспроизводство документа в большом количестве.

Текстовой процессор можно загрузить

– через команду «Пуск»/Программа/MicrosoftWord

– через ярлык на рабочем столе (двойным щелчком мыши по ярлыку MicrosoftWord).

Стандартную настройку можно сделать, нажав левой кнопкой мыши на строке меню команду «Сервис /настройка / стандартные».

Для того чтобы проверить настройку установки «Мастер формул» необходимо нажать команду на строке меню «Сервис / Настройки» в подпункте «Команды» найти нужный нам «Мастер формул», также он может находиться и на панели инструментов и обозначается кнопкой

Ввод текста с клавиатуры осуществляется так же, как в текстовом редакторе NortonCommander. Особенность здесь в том, что в рабочем поле редактора постоянно присутствует 3 элемента.

– курсор вставки. Он указывает позицию поля, в котором будет выведен с клавиатуры очередной символ.

– метка конца текста. Она указывает конец документа.

– курсор мыши.

Шаблон является заготовкой документа, в которую нужно ввести недостающие данные: какие и куда – четко указано.

Мастер – это программа. Она создает документ с учетом интересов пользователя.

Форматирование текста – процесс установления параметров фрагмента текста, которые определяют внешний вид текста в этом фрагменте. Перед изменением параметров фрагмент текста необходимо выделить. Если фрагмент не будет выделен, будут изменяться текущие параметры.

Для установления параметров абзаца используется команда «Абзац» из меню «Формат» Для установления абзацных отступов и интервалов необходимо выбрать вкладыш «Отступы и интервалы».

Для оформления текста можно использовать команды на строке меню «Нумерация». На строке меню зайти в команду «Формат/список», и выбрать маркированный или нумерованный список.

Для того чтобы подготовить резюме необходимо на строке меню зайти в команду «файл \ создать \ мастер резюме».

Необходимо выбрать стиль оформления – стандартный, тип оформления – обычный, потом необходимо напечатать свою фамилию, имя, отчество, адрес и другие сведения. Данные о себе, дополнительные, если вы еще хотите что-нибудь включить. После выполнения каждого пункта необходимо нажимать «далее», а в конце «готово». В появившемся окне резюме мы вносим наши данные.

Для создания формулы мы пользуемся «мастером формул». Эта команда может быть выведена на строку под значком

. Если её нет, то необходимо зайти в «сервис / настройки», там найти «Мастер формул» и выведем его на экран.

Для создания нашей формулы заходим в «Мастер формул». Выбираем шаблон дробей и радикалов, чтобы напечатать

X можно перейти на английский язык или в «Мастере формул» шаблон «Греческие буквы», потом нам необходимо поставить степень – это уже шаблон индексов.

;

Используем сначала шаблон скобок, в них вставляем с помощью шаблона греческих букв и индексов вставляем в них

, , потом шаблон дробей и радикалов. Для того чтобы создать нужную нам схему необходимо зайти в меню «Вид/панель инструментов» и поставить галочку напротив команды «рисование».Мы используем команды «стрелка» и «прямоугольник», «овал».

Для того чтобы создать таблицу в текстовом редакторе можно зайти в «Таблицу / нарисовать таблицу» там определить количество строк и столбцов. Потом ввести нужные нам данные. Для того чтобы вычислить нужно зайти в «Таблицу / Формула». Ввести формулу, по которой нужно решать. В нашем случае «деление». Так для каждой строчки

Таблица 1. Урожайность зерновых и зернобобовых культур

Наименование областей	1995	1996	1997	1998	98/95 (%)
алтайский край	9	7	5,7	8,8	97.78
восточносибирский район	12,1	9,8	13,1	11,3	92.86
западносибирский район	12,1	9,6	10,4	9,2	76.03
иркутская область	15,8	12,2	18	14	86.6
кемеровская область	14,8	8,9	13,1	10,8	72.79
красноярский край	9,8	5,7	10,2	6,7	68.37
новосибирская область	13,7	9,7	12,6	9,5	69.34
омская область	13,1	12,9	11,8	7,6	58.01
республика Алтай	6,3	4,8	3,2	5,2	82.53
республика Бурятия	8	7,2	8,2	10,7	133.75
республика Тыва	3,8	2,7	4,4	3,5	92.1
томская область	15,1	6,8	13,7	12,3	81.46
тюменская область	18,2	15,6	20,8	12,7	69.78

2. Табличный процессор Excel

Табличный процессор есть, в сущности, совмещение текстового редактора с электронным калькулятором.

Его можно применять как большой математический калькулятор, когда нужно быстро обсчитать табличные данные по некоторым формулам.

Он позволяет составить таблицу, включить в нее формулы для обсчета табличных данных, произвести вычисления по этим формулам, записать полученную таблицу на диск и использовать затем многократно, изменяя лишь данные.

Современные табличные процессоры обеспечивают представление табличных данных в графической форме – в виде графиков и диаграмм. Причем позволяют оформлять их, как и таблицы, весьма профессионально и красочно, не затрачивая особых усилий. В этом отношении они не заменимы.

Но следует отметить, что табличный процессор не является универсальным вычислительным средством, как считают многие. Он способен решать довольно ограниченный круг стандартных задач, в основном экономического характера.

Следует развеять и другое устоявшееся заблуждение. Считается большим достоинством табличного процессора тот факт, что «решение задачи с его помощью не требует участия программиста. Пользователь самостоятельно решает свою задачу от начала до конца». То есть, видимо, имеется в виду отсутствие необходимости в составлении программы решения задачи.

Однако при решении задачи с помощью табличного процессора также составляется программа: те формулы, которые «пользователь вводит самостоятельно», и есть программа, только по структуре она линейная, и потому создание ее не вызывает затруднений.

Работа с табличным процессором требует и составления алгоритма, но здесь он обычно называется схему решения. Для простых задач схема очень проста и однотипна, но составить подобную схему для более или менее серьезной задачи – дело очень не простое, может быть, даже более сложное, чем составление соответствующего алгоритма для программы на Бейсике – требуются высокая квалификация в этой области и хорошее знание табличного процессора, всех его возможностей.

Требуется здесь выполнять и математическую постановку задач (нестандартных), но обо всем этом почему-то обычно забывают. И еще: работать с табличным процессором должен работать профессионал, тогда как с программой на Бейсике или другом языке может работать конечный пользователь, т.е. любой гражданин России.

Excel позволяет решать стандартный для данного вида круг задач, причем с высокой степенью комфорта для пользователя. Кроме того, он содержит средства, значительно расширяющие возможности его как табличного процессора.

Так, он дает возможность работать с небольшими базами данных, когда требуется несложная выборка данных по определенному критерию; содержит встроенные средства макропрограммирования, позволяющие объединять возможности табличного процессора и языка VisualBasic и разрабатывать законченные программы для конечных пользователей (несложные программы бухгалтерского, складского учёта). Именно эти средства резко повышают ценность Excel и расширяют область его применения.

Новосибирский государственный аграрный университет

Экономический факультет

Кафедра автоматизированная обработка информации

Отчет

По учебной практике по информатике

Новосибирск 2006

1. Текстовый редактор MICROSOFT WORD

MICROSOFTWORD наиболее распространенный текстовый редактор.

Универсальный редактор текстов, который можно использовать для подготовки макетов печатных изданий.

При оценке работы с текстовым процессором учитывают:

· Количество необходимых нажатий клавиш для выполнения той или иной операции;

· Удобство вызова поясняющих текстов – подсказок, их полнота, скорость вывода на экран;

· Количество одновременно обрабатываемых файлов;

· Возможность введения новых шрифтов и алфавитов;

· Общий объем оперативной памяти, занимаемый текстовым процессором и другие.

Дополнительными услугами текстовых процессоров является:

– проверка и коррекция орфографических ошибок путем сопоставления каждого слова текста со словарем;

– автоматическое составление оглавления по заданному тексту;

Текстовой процессор можно загрузить

– через команду «Пуск»/Программа/MicrosoftWord

– через ярлык на рабочем столе (двойным щелчком мыши по ярлыку MicrosoftWord).

– курсор вставки. Он указывает позицию поля, в котором будет выведен с клавиатуры очередной символ.

– метка конца текста. Она указывает конец документа.

– курсор мыши.

Мастер – это программа. Она создает документ с учетом интересов пользователя.

Для того чтобы подготовить резюме необходимо на строке меню зайти в команду «файл \ создать \ мастер резюме».

Для создания формулы мы пользуемся «мастером формул». Эта команда может быть выведена на строку под значком. Если её нет, то необходимо зайти в «сервис / настройки», там найти «Мастер формул» и выведем его на экран.

Для создания нашей формулы заходим в «Мастер формул». Выбираем шаблон дробей и радикалов, чтобы напечатать X можно перейти на английский язык или в «Мастере формул» шаблон «Греческие буквы», потом нам необходимо поставить степень – это уже шаблон индексов.

Используем сначала шаблон скобок, в них вставляем с помощью шаблона греческих букв и индексов вставляем в них, потом шаблон дробей и радикалов.

Для того чтобы создать нужную нам схему необходимо зайти в меню «Вид/панель инструментов» и поставить галочку напротив команды «рисование».Мы используем команды «стрелка» и «прямоугольник», «овал».

Таблица 1. Урожайность зерновых и зернобобовых культур

Наименование областей	1995	1996	1997	1998	98/95 (%)
алтайский край	9	7	5,7	8,8	97.78
восточносибирский район	12,1	9,8	13,1	11,3	92.86
западносибирский район	12,1	9,6	10,4	9,2	76.03
иркутская область	15,8	12,2	18	14	86.6
кемеровская область	14,8	8,9	13,1	10,8	72.79
красноярский край	9,8	5,7	10,2	6,7	68.37
новосибирская область	13,7	9,7	12,6	9,5	69.34
омская область	13,1	12,9	11,8	7,6	58.01
республика Алтай	6,3	4,8	3,2	5,2	82.53
республика Бурятия	8	7,2	8,2	10,7	133.75
республика Тыва	3,8	2,7	4,4	3,5	92.1
томская область	15,1	6,8	13,7	12,3	81.46
тюменская область	18,2	15,6	20,8	12,7	69.78

2. Табличный процессор Excel

Табличный процессор есть, в сущности, совмещение текстового редактора с электронным калькулятором.

Загрузить табличный процессор можно несколькими способами:

– через ярлык на рабочем столе

– через «Пуск / программы / MicrosoftOffice/ Excel.

После включения табличного процессора в работу на экране появляется окно табличного процессора «MicrosoftExcel». В рабочем поле окна – окно документа (рабочей книги) с именем (по умолчанию) Book1 (книга1). Окно табличного процессора может быть совмещено с окном рабочей книги, тогда его заголовок:

– «MicrosoftExcel– Book1 (книга1)».

Окно табличного процессора «MicrosoftExcel»

Это обычное окно приложения Windows. Две первые строки окна содержат элементы, общие для всех окон приложения Windows, в 3‑й и ниже – панель инструментов, но они могут и отсутствовать.

Еще ниже – строка формул. В ней мы видим вводимые в таблицу величины, содержащиеся в текущей ячейки формулы.

В левой части строки формул – поле имен, в нем указывается имя или адрес текущей (активной в данный момент) ячейки или диапазона.

Справа от поля в той же строке – 3 кнопки: 1‑я играет роль клавиши Esc, 2‑я – роль Enter, 3‑я служит для вызова функций при вводе формул в таблицу.

Последняя строка окна – строка состояния.

Окно рабочей книги.

Это типичное окно приложения Windows. Первая строка – строка заголовка, содержит все обычные кнопки и имя окна.

Именно в рабочем поле этого окна и можно увидеть рабочие листы рабочей книги. Их можно поочередно выводить в окно. Именно рабочий лист и является электронной таблицей.

Первая строка рабочего поля содержит имена столбцов электронная таблицы. Первая колонка поля содержит номера строк электронной таблицы.

Ячейка таблицы, доступная в данный момент для ввода или корректировки данных, выделяется рамкой.

Рабочее поле является как бы «окном» в электронной таблице. В него можно выводить последовательно различные участки электронной таблицы и рабочей таблицы.

Число видимых в этом окне строк и столбцов определяется их размерами и может меняться.

На последней строке окна рабочей книги располагается полоса прокрутки и левее ее надписи: Лист1, Лист2 и т.д. – это ярлычки листов. Каждому листу соответствует ярлычок с именем листа. Один из ярлычков имеет белый фон – это ярлычок текущего листа, который в данный момент виден в окне.

В той же строке, левее ярлычков, размещаются 4 кнопки: первая слева выводит в окно 1‑й лист, четвертая – последний лист. Две оставшиеся смещают список ярлычков вправо или влево.

Рабочая книга может содержать не только листы, но и другие объекты Excel – диаграммы, модули, окна диалога.

В ячейки табличного процессора Excel могут вводиться следующие объекты:

1. Символьная строка

4. Формула

Под заголовком окна находится строка меню, через которую можно вызвать любую команду MICROSOFTExcel. Для открытия меню необходимо щелкнуть мышью по его имени. После этого появляются те команды этого меню, которые используются наиболее часто. (файл, правка, вид, вставка, формат, сервис, данные, окно, справка).

Под строкой меню расположены панели инструментов, которые состоят из кнопок с рисунками. Каждой кнопке соответствует команда, а рисунок на этой кнопке передает значение команды. Большинство кнопок дублирует часто употребляемые команды, доступные в меню. Для вызова команды, связанной с кнопкой, необходимо щелкнуть мышью по этой кнопке. Если навести указатель мыши на кнопку, рядом появится рамка с названием команды.

Обычно под строкой меню находится две панели инструментов – Стандартная и форматирование. Чтобы вывести или убрать панель с экрана, следует выбрать с меню «Вид» пункт «Панели инструментов», а затем щелкнуть по имени нужной панели. Если панель присутствует на экране, то рядом с её именем будет стоять галочка.

Также для изменения состава «Панели инструментов», используется окно «Настройка» из меню «Сервис». В диалоговом окне необходимо выбрать вкладыш «Команды». В списке «Категории» выбирается группа кнопок, после чего в списке «Команды» появляются кнопки этой группы.

Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, следует перетянуть ее из диалогового окна в нужную позицию меню. Процесс установления кнопки завершается щелчком кнопки «Закрыть». Для удаления кнопки с панели инструментов необходимо перетянуть ее в диалоговое окно «Настройка».

Управлять панелями инструментов удобно с помощью контекстного меню, которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на любой кнопке.

– стандартная

– форматирование

– буфер обмена

– внешние данные

– диаграммы

– настройка изображения

– рецензирование

– рисование

– сводная таблица

– элементы управления.

Под панелями инструментов обычно находится строка формул, а в нижней части окна – строка состояния. Чтобы вывести эти строки, следует в меню «Вид» выбрать соответствующие пункты: «Строка формул» и «строка состояния».

Ярлык MICROSOFTEXCEL позволяет работать с таблицами в двух режимах:

– Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операции.

– Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций.

Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычисления.

Относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой

Абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $.

Смешанная – комбинация предыдущих типов.

Для того чтобы форматировать ячейки необходимо зайти в меню «Формат / Ячейки». В появившемся окне выбрать тот элемент, который нам нужен. (число, выравнивание, шрифт, граница, граница, вид, защита).

Формула, вычисляющая значение некоторой величины, играет роль оператора присваивания в Бейсике.

Формула начинается со знака «=» (!).

Она может быть арифметическим выражением, состоящим из чисел, обозначений ячеек и диапазонов, знаков арифметических операций (+, -, *, /,^), функций и круглых скобок.

Длина формулы не более 240 символов.

Порядок выполнения арифметических операций в формуле тот же, что принят в математике.

Формула может быть и текстовым выражением, состоящим из тестов, обозначения ячеек, знака сцепления текстов, текстовых функций и круглых скобок.

После ввода формулы в ячейку в ней сразу появляется результат вычисления, формула видна лишь в строке формул, но при желании её можно вывести и в ячейку.

Формула может включать и диапазон ячеек.

Элементами формулы могут являться функции, подобные тем, что в языках программирования называются встроенными. В распоряжении пользователя предоставляется более 300 функции разного типа: математические, текстовые, статистические.

Приведем список наиболее употребляемых функции:

SIN (X) – sin (x), COS (X) – cos(x), ABC (X) – IXI, LN (X) – lnx (натуральный логарифм),

КОРЕНЬ(X) – ,

Здесь x – число, адрес ячеек, функция или формула.

ОКРУГЛ (X1, X2) – округляет первый аргумент функции до числа знаков, заданного 2‑м аргументом.

СУММ – суммирует значения всех ячеек указанных диапазонов.

СРЗНАЧ – вычисляет среднее значение по всем диапазонам.

МАКС – выдает максимальное значение указанных диапазонов.

ЕСЛИ – логическая функция, выдает значение выражение , если <условие> истинно, и значение выражения в противном случае.

Используются и текстовые функции, например, НАЙТИ (), ЛЕВСИМВ (), ПРАВСИМВ () – аналоги формул Бейсик – Instr (), Left $ (), Right $ ().

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, MICROSOFTEXCEL выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значения об ошибках следующие:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формат;

#имя? – MICROSOFTEXCEL не смог распознать имя, использованное в формуле;

#дел/о! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#число! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

#н/д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#пусто ! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#знач! – использован недопустимый тип аргумента;

Этот процесс обычно предполагает необходимость:

– изменить ширину столбца (высоту строки);

– вставить или удалить строку (столбец);

– объединить ячейки;

– сортировать строки таблицы;

– копировать (переместить) таблицу (диапазон).

1. Изменить ширину N ‑го столбца . 1 способ:

– установить курсор мыши в строку заголовков столбцов электронной таблицы, на правую границу N‑го столбца: курсор меняет вид;

– можно переместить границу столбца.

2‑й способ:

– выделяем строки с i‑го по j‑й;

– выполнять: формат / столбец / ширина;

– в поле «ширина столбца» ввести требуемое значение ширины в символах;

2. Изменить высоту строки

Операция выполняется аналогично предыдущей.

3. Вставить строку (столбец) в таблицу перед i ‑й строкой (столбцом)

Выделить ячейку в i‑й строке (столбце) и выполнить: вставка / строка (столбец).

4. Удалить i ‑ю строку (столбец) в таблице.

Выделить ячейку в i‑й строке (столбце) и выполнить: правка / удалить.

5. Обьединить группу ячеек.

Выполнение операции:

– выделить группу ячеек таблицы;

– выполнить: формат / ячейки / выравнивание;

6. Сортировать строки таблицы.

Выделяем ячейку и выполняем /данные / сортировка

7. Копировать таблицу или диапазон ячеек.

а) с использованием буфер-обмена:

– выделить обьект и /правка / копировать

– выделить ячейку окна – /правка / вставить.

8 Удалить данные диапазона.

Выделить диапазон и нажать на клавишу .

Чтобы создать файл в электронном процессоре необходимо войти в меню «Файл/создать». И там уже создать нужный нам файл с определенным именем.

Основные рассматриваемые операции:

– вывести на экран все формулы таблицы;

– включить режим ручного пересчета таблицы;

– изменить формат изображения;

– зафиксировать заголовки таблицы и многие другие операции.

Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать команду «ячейки» из меню «Вставка». В появившемся диалоговом окне выбрать тип вставляемого элемента.

Для удаления элементов таблицы следует выделить их и в меню «Правка» выбрать команду «Удалить».

Диаграмма – это представление данных таблицы в графическом виде, которое используется для анализа и сравнения данных. На диаграмме числовые данные ячеек изображаются в виде точек, линий, полос, столбиков, секторов и в другой форме. Группы элементов данных, отражающих содержимое ячеек одной строки или столбца на рабочем листе, составляет ряд данных:

Для создания диаграммы необходимо:

– на рабочем поле выделить данные, по которым следует построить диаграмму, включая ячейки, содержащие имена категорий или рядов, которые будут использоваться в диаграмме;

– выбрать команду «диаграмма» меню «вставка» или выбрать кнопку на строке команд;

– в диалоговых окнах «мастер диаграмм» следует выбрать тип, формат и другие параметры диаграммы;

– для перехода к следующему шагу используется кнопка «далее»;

– для построения диаграммы на любом можно щелкнуть кнопку «готово», тогда «мастер диаграмм» самостоятельно закончит построение диаграммы;

– в последнем окне щелкнуть кнопку «готово».

Диаграмму можно перетянуть мышью в любое место. Для изменения размера диаграммы необходимо щелкнуть по ней мышью и перетянуть маркеры размера. Для изменения типа и параметров построенной диаграммы следует щелкнуть по диаграмме правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать подходящую команду. Для удаления диаграммы следует щелкнуть по ней мышью, чтобы появились маркеры размера, и нажать клавишу «Delete».

Основные типы диаграмм:

1.Гистограмма

2.Линейчатая

4.Круговая

5.Точечная

6.С областями

7.Кольцевая

8.Лепестковая

9.Поверхность

10. Пузырьковая

11. Биржевая

12. Цилиндрическая, коническая, пирамидальная.